Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp. Giúp quản lý mối quan hệ với khách hàng một cách xuất sắc. Từ đó thúc đẩy doanh thu và tạo đà tăng trưởng. Áp dụng phần mềm CRM vào quản lý bán hàng được coi là một điều kiện tiên quyết. Nếu doanh nghiệp muốn nâng cao năng lực cạnh tranh và giành lợi thế trong cuộc đua chinh phục khách hàng. Bài viết sau đây, Dotnet tip of the day sẽ trình bày chi tiết về 6 chức năng chính của hệ thống CRM trong quản lý bán hàng.
Phần mềm CRM là gì?
Phần mềm Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) – Là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ, phân tích và báo cáo thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, giao dịch. Doanh nghiệp có thể thiết lập một kết nối toàn diện với khách hàng. Tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc. Đồng thời cải thiện doanh thu một cách hiệu quả hơn bao giờ hết.
Vì được thiết kế để sử dụng trên máy tính. Giúp các công ty và doanh nghiệp cài đặt và quản lý các thông tin giao dịch của khách hàng. Hỗ trợ cho việc tìm kiếm, duy trì và mở rộng tệp khách hàng tiềm năng. Cung cấp chế độ chăm sóc sau mua chất lượng cao. Hiện nay, phần mềm CRM đã chuyển sang hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, theo hướng dịch vụ phần mềm dưới hình thức SaaS (Software as a Service), cho phép chạy trên điện thoại thông minh và máy tính bảng.
Tiềm năng của phần mềm CRM trong thời đại 4.0
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng khách hàng tăng lên. Các nhà quản lý đang tìm kiếm giải pháp linh hoạt để quản lý dữ liệu ngày càng tăng. Được ước tính đạt 128,97 tỷ đô la vào năm 2027. Dưới đây là một số tiềm năng phát triển của CRM dựa trên nghiên cứu được chọn lọc và tổng hợp bởi mona.software:
- 91% doanh nghiệp tại Hoa Kỳ lụa chọn sử dụng hệ thống CRM.
- Sử dụng CRM có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi gấp 3 lần.
- Phần mềm CRM giúp thúc đẩy doanh số bán hàng lên đến 29%.
- CRM cải thiện năng suất làm việc của nhóm đạt đến 35%.
Tích hợp hệ thống đem lại những lợi ích đặc biệt cho các doanh nghiệp ở mọi ngành nghề. Phần mềm CRM đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh bằng cách:
- Theo dõi toàn bộ hoạt động bán hàng và tiếp thị.
- Tự động hoá các quy trình liên quan đến bán hàng và tiếp thị.
- Giám sát hiệu suất của nhân viên và đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng.
- Thiết lập, xử lý và cải thiện các tương tác với khách hàng.
- Thu thập và lưu trữ dữ liệu khách hàng góp phần tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
6 Chức năng chính của phần mềm CRM
Phần mềm này cung cấp một hệ sinh thái làm việc toàn diện cho doanh nghiệp. Nơi mà các phòng ban tương tác và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là sự tìm hiểu về 6 chức năng của hệ thống CRM trong việc hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp.
Chức năng quản lý bán hàng
Hệ thống CRM đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. CRM tối ưu hóa các quy trình bán hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận. Các tính năng của CRM giúp cải thiện hoạt động kinh doanh:
- Tối ưu hóa chu kỳ bán hàng: Thông qua thiết lập tiêu chuẩn và tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng và báo giá. CRM giảm thiểu thao tác lặp lại. Giúp nhóm bán hàng đạt được mục tiêu nhanh chóng.
- Quản lý dữ liệu khách hàng: Hệ thống cơ sở dữ liệu CRM cung cấp danh sách thông tin khách hàng và phân loại theo chu kỳ mua hàng. Doanh nghiệp có thể hiểu rõ khách hàng đang ở giai đoạn nào để áp dụng các biện pháp tiếp thị phù hợp.
- Đo lường hiệu suất bán hàng: Hệ thống quản lý bán hàng cho phép tạo báo cáo tự động. Cung cấp các chỉ số đo lường kết quả kinh doanh như doanh số, lợi nhuận, tỷ lệ chốt đơn hàng,… Theo dõi và đánh giá hiệu quả bán hàng một cách chi tiết và trực quan.
- Lập kế hoạch bán hàng: Thông qua phân tích dữ liệu lớn theo các bộ lọc tùy chỉnh. Hỗ trợ trích xuất dữ liệu thời gian thực ở bất kỳ giai đoạn nào.
- Kết nối với khách hàng tiềm năng: CRM cho phép liên lạc và phát triển các phương pháp tiếp cận khách hàng trên nhiều kênh khác nhau (email, Google, Facebook, trung tâm cuộc gọi,…). Mở rộng tối đa tệp khách hàng cho doanh nghiệp.
Chăm sóc khách hàng
Mục tiêu chính của hệ thống quản lý chăm sóc khách hàng là cải thiện trải nghiệm cho khách hàng. Vì vậy, CRM cung cấp các tính năng hỗ trợ mạnh mẽ cho quy trình này. Phát triển các hình thức chăm sóc chuyên nghiệp và đảm bảo mang đến dịch vụ tốt nhất:
- Lưu trữ hồ sơ khách hàng: Lưu trữ thông tin về lịch sử giao dịch, yêu cầu hỗ trợ, bảo hành, cuộc gọi và tin nhắn, CRM giúp theo dõi tình trạng của từng khách hàng một cách chi tiết.
- Tự động hóa dịch vụ khách hàng: Với tính năng tự động và tin nhắn tự động. CRM cho phép giải quyết nhanh chóng và kịp thời mọi vấn đề của khách hàng, 24/7. Tăng cường mức độ hài lòng khách hàng và giảm thiểu khiếu nại và phàn nàn không mong muốn.
Quản lý quan hệ khách hàng
Tiến hành phân loại khách hàng – CRM sẽ phân chia và nhóm khách hàng dựa trên hành vi mua và đặc điểm riêng của từng khách hàng. Cho phép thực hiện các hoạt động chăm sóc phù hợp nhằm nâng cao mối quan hệ và tăng cường lòng tin tưởng từ họ.
Tự động báo cáo – Hệ thống CRM tự động thông báo về các sự kiện đặc biệt như sinh nhật của khách hàng hoặc việc hợp đồng sắp hết hạn, giúp nhân viên có thể thực hiện các hành động kịp thời.
Chức năng quản lý hàng hóa
Quản lý xuất nhập tồn – Hệ thống CRM hỗ trợ kiểm soát số lượng hàng tồn kho, hàng nhập và hàng xuất bán, đảm bảo sẵn có đủ hàng để đáp ứng quy trình bán hàng và cung cấp dữ liệu hỗ trợ cho kế hoạch mua hàng và đánh giá hiệu quả tiêu thụ hàng hóa.
Giám sát tình trạng tồn hàng – Cung cấp thông tin chi tiết về mã hàng, số lượng, địa điểm kho, người phụ trách và trạng thái của từng loại hàng hóa (sẵn sàng bán, đang nhập kho, đang giao hàng,…).
Quản lý mua hàng và nhà cung cấp – Hệ thống CRM lưu trữ hóa đơn mua hàng và quản lý các giao dịch mua từ nhà cung cấp, giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng và số lượng hàng hóa.
Tự động hóa Marketing
CRM cho phép gửi email, tin nhắn và thông báo đến khách hàng theo quy trình đã được cài đặt sẵn, tự động phân phát cho danh sách khách hàng được chọn trong cùng một thời điểm. Cung cấp báo cáo tự động và trực quan về các chỉ số hoạt động Marketing. Ví dụ như số lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ nhấp chuột (CTR),… Giúp theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của chiến dịch.
Quản lý giao dịch
Quản lý công nợ khách hàng – Theo dõi lịch sử mua hàng và thông tin về công nợ đã thanh toán, công nợ chưa thu hồi và ước tính doanh thu từ khách hàng. Lưu trữ tài liệu – Hệ thống CRM lưu trữ các tài liệu quan trọng. Bao gồm: hợp đồng, hóa đơn, báo giá,… Của khách hàng, hỗ trợ quản lý công nợ và việc định khoản kế toán.
Bài viết trên đây từ Dotnet tip of the day đã giới thiệu một cái nhìn tổng quan. Nội dung chính là chức năng của hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Và kết luận rằng, bạn sẽ là người thua cuộc trong cuộc đua công nghệ 4.0 nếu không sử dụng nó. Hãy lựa chọn ngay cho doanh nghiệp một hệ thống CRM ngay bây giờ.
