Máy photocopy Ricoh là một trong những thương hiệu nổi tiếng được ưa chuộng nhất hiện nay. Dòng máy đa chức năng với độ bền bỉ cao, chất lượng sắc nét. Những tính năng thông minh của Ricoh mang đến cho người dùng tiện ích tuyệt vời. Trong đó chức năng scan folder phục vụ nhu cầu người dùng một cách tối ưu nhất. Nếu bạn còn phân vân chưa biết scan folder Ricoh là gì? Cách cài scan to folder Ricoh trên Window 7, 8, 10 như thế nào đơn giản nhất? Những chia sẻ của Dotnettipoftheday dưới đây sẽ mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan nhất.
Scan To Folder Ricoh là gì?
Scan To Folder Ricoh là chức năng được thiết kế đặc biệt trên dòng máy Photocopy Ricoh. Chức năng của Scan To Folder Ricoh là Scan tài liệu đến thư mục người dùng. Đáp ứng nhu cầu sử dụng hiệu quả, chuẩn xác nhất. Chức năng này có độ bảo mật thông tin rất cao. Khi scan các file tài liệu được lưu trữ an toàn tại các folder của từng User. Đảm bảo chỉ có người sử dụng mới có thể xem được tài liệu vừa scan. Giúp cho thông tin quan trọng của bạn tránh bị lộ ra ngoài.
Tại sao nên cài Scan Folder Ricoh?
Theo Trung tâm thiết bị máy văn phòng Thiên Phú – Nhà phân phối máy photo Ricoh chính hãng tại Việt Nam cho biết thì dòng máy photocopy Ricoh vượt trội hơn hẳn những dòng máy photo khác trên thị trường. Tính năng Scan To Folder Ricoh được đánh giá rất cao và được nhiều người sử dụng. Cài Scan Folder Ricoh mang đến nhiều lợi ích vượt trội như:
Duy trì tính bảo mật cao
Nếu như những dòng máy photo thông thường, các tài liệu scan được lưu tại bộ nhớ chung. Tất cả ai cũng có thể xem được khiến cho thông tin dễ bị đánh cắp. Cài Scan Folder Ricoh mang đến khả năng bảo mật thông tin tối đa trong quá trình sử dụng. Công việc Scan tài liệu được lưu trữ đầy đủ, chính xác tại các Folder. Thông tin luôn được bảo mật an toàn tuyệt đối, tránh bị lộ thông tin quan trọng. Người dùng có thể an tâm vì tính bảo mật được tăng cường.
Dễ dàng quản lý tài liệu
Mỗi tài liệu lưu trong thiết bị được quản lý một cách khoa học. Giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, sử dụng nhanh chóng theo nhu cầu. Tài liệu Scan được lưu trữ thông qua ổ cứng và chuyển tới Folder xác thực. Nhờ vậy mà việc phân loại tài liệu theo yêu cầu được thực hiện logic, hiệu quả cao.
Tương thích với mọi hệ điều hành
Tính năng Scan to Folder trên máy photocopy Ricoh có thể tương thích với mọi hệ điều hành. Bao gồm cả hệ điều hành win 7, 8, 10. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dùng trong quá trình sử dụng đạt hiệu quả. Thuận lợi đối với mọi chuyển đổi đúng như mong muốn.
Một số thuật ngữ hay gặp khi scan to folder trên máy Ricoh
Scan Folder Ricoh là tính năng không phải hoàn toàn mới mẻ. Tuy nhiên để sử dụng được tính năng này, bạn cần phải hiểu được các thuật ngữ cơ bản. Dưới đây là những thuật ngữ chuyên ngành mà bạn cần quan tâm:
Local Network (mạng nội bộ)
Mạng nội bộ Local Network chính là hệ thống kết nối máy tính, thiết bị ngoại vi trong cùng mạng LAN. Thông qua đó để kết nối máy tính hay máy photo Ricoh thuận lợi hơn trước khi cài đặt. Việc kết nối mạng nội bộ có khả năng hữu dụng đối với cả khi không có internet. Việc tiến hành photo, in ấn tài liệu vẫn đảm bảo diễn ra thuận lợi như bình thường.
Permission to access Folder (quyền truy cập thư mục)
Permission to access Folder là quyền truy cập từ phía user đến các folder lưu trữ trên thiết bị. Permission to access Folder sẽ được cài từ trước, do người sử dụng thiết lập. Việc phân quyền cũng đơn giản, hiệu quả thông qua mạng LAN.
User Authentication ( xác thực người dùng)
User Authentication là tài khoản xác thực người dùng đăng ký trên website nội bộ của máy Ricoh. Có xác thực người dùng mới có thể tiến hành Scan được tài liệu trên máy photocopy Ricoh.
Path (đường dẫn)
Path là đường dẫn đi từ máy photo Ricoh đến từng Folder của người dùng trên máy tính. Nhờ đường dẫn này mà việc Scan qua máy photocopy Ricoh sẽ được gửi file tới Folder nhanh chóng.
User Name (tên người dùng)
User Name là tên người dùng được xác lập tương ứng với từng User trên thiết bị máy tính. Tên người dùng này được dùng để xác thực khi máy photocopy Ricoh Scan xong tài liệu. Sau đó gửi file tới từng Folder của người dùng.
Cách cài scan to folder Ricoh mới nhất
Hiểu được những thuật ngữ chuyên ngành nói trên, việc cài scan folder Ricoh sẽ dễ dàng hơn. Dưới đây là những hướng dẫn cơ bản giúp bạn cài đặt nhanh chóng nhất:
Các bước scan máy photo Ricoh chi tiết
Cách cài scan máy photocopy Ricoh rất đơn giản, bạn cần phải xem xét từng hệ điều hành khác nhau của máy tính. Sau đó bạn sẽ phải có cách điều chỉnh phù hợp với từng hệ điều hành. Có như vậy mới đem lại hiệu quả sử dụng cao nhất. Cách cài Scan máy photo Ricoh nghe có vẻ phức tạp nhưng không hề khó, đây là tinh năng luôn được giới thiêu bởi nhân viên tại các cửa hàng bán máy photocopy Ricoh khi bạn đến mua sản phẩm. Nếu bạn vẫn chưa nắm thì chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn scan máy photo Ricoh theo dưới đây:
- Bước 1: Bạn tiến hành tạo một Folder ở trên máy tính của mình. Sau khi đã tạo được Folder bạn tiến hành chọn chức năng Share (chia sẻ). Tiếp tục nhấp chuột phải đi đến thư mục Scan mà bạn vừa tạo. Nhấn chọn “Property/Security” để thêm vào một “Everyone”, sau đó nhấn chọn “Full Control” quyền.
- Bước 2: Vào thư mục “Control Panel” ->, tiếp tục click vào “Windows Firewall” -> “Turn Off”.
- Bước 3: Tiến hành kiểm tra địa chỉ IP ở trên thiết bị máy photocopy Ricoh. Tiếp theo, truy cập vào trình duyệt web quản lý của thiết bị. Bạn mở trình duyệt Chrome, tiến hành nhập địa chỉ IP của máy photocopy Ricoh để tiếp tục vào trang.
- Bước 4: Bắt đầu nhập User là admin để vào trang. Phần password ở ô Login ở góc phải bên trên màn hình bạn để trống.
- Bước 5: Tiếp đến là kích chọn mục “Address Book” ngay vị trí phía bên tay trái màn hình. Sau đó nhấn chọn “Add User”.
- Bước 6: Tiến hành nhập tên người dùng Name và Key Display theo yếu cầu. Lưu ý tên hiển thị là tên trên màn hình của thiết bị máy photocopy Ricoh.
- Bước 7: Tại mục “Folder Authentication”, bạn nhập Username, mật khẩu có trong mục “User account” đầy đủ. Thông thường, mật khẩu là mật khẩu được cài ở máy tính của người dùng. Trong trường hợp không có mật khẩu bạn hãy bỏ qua.
- Bước 8: Ở thư mục “Path”, bạn điền đường dẫn đi tới thư mục Scan. Bằng cách nhấn chuột phải vào “My Computer”, tiếp đến chọn “Properties”. Sau đó bạn vào “Start”, chọn “Run” và nhập tên máy tính của mình.
- Bước 9: Sau khi đã hoàn tất các bước trên, bạn nhấn vào “Save and Add Another” và “Logout”. Như vậy là bạn đã hoàn thành việc cài scan folder Ricoh nhanh chóng rồi nhé. Công việc tiếp theo là cùng trải nghiệm chức năng scan folder thông minh trên máy photo Ricoh của mình.
Cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh nhanh chóng
Cách lấy File Scan từ máy photo Ricoh nhanh chóng mà không cần cài đặt trên thiết bị máy tính như sau:
- Bước 1: Bạn đi vào giao diện Scan ở trên máy photo Ricoh. Sau đó bạn thao tác chọn thư mục “STORE FILE”.
- Bước 2:Tiếp tục click chọn “STORE TO HDD”.
- Bước 3: Bạn đặt các tài liệu mình cần Scan vào khay tự động của máy. Hoặc có thể đặt trên mặt gương của máy, sau đó nhấn nút “START” để bắt đầu.
- Bước 4:Truy cập vào “WEB IMAGE MONITOR” của máy photo Ricoh. Tiến hành bằng cách nhập địa chỉ IP của thiết bị vào trên trình duyệt Chrome. Tiếp đến bạn chọn mục “DOCUMENT SERVER” và đi đến file cần Scan.
- Bước 5: Tiếp tục nhấn chọn “PDF” và tải file đó xuống máy tính của mình. Tiếp đến là lưu trữ trên thiết bị và đặt lại tên file như mong muốn.
Như vậy chỉ với 5 bước đơn giản là bạn đã biết cách lấy file scan trên máy photo Ricoh.
Kết luận
Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản, việc cài scan to folder Ricoh hoàn toàn dễ dàng đúng không? Hy vọng đây là cẩm nang hữu ích giúp bạn biết cách cài scan to folder Ricoh trên Window 7, 8, 10 dễ dàng. Sử dụng máy photocopy Ricoh thực sự là lựa chọn tuyệt vời cho tất cả mọi người. Đó là lý do thương hiệu Ricoh luôn có chỗ đứng vững chắc trong lòng người sử dụng.
Xem thêm: Cách in ảnh từ máy tính ra máy in, cách mở lệnh in
